为了确保基金会档案的完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，以便及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，使基金会各项工作得以顺利开展，特制定本制度。

（一）、档案管理

一、档案管理范围
    本制度档案管理范围是指本会原始档案和在各项业务活动中形成的所涉及内容处理完毕或暂告一段落并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体的信息。主要有：
1．登记管理机关、业务指导部门的有关文件材料
（1）登记管理机关、业务指导部门召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；
（2）登记管理机关、业务指导部门颁发的本基金会要执行的文件以及需要贯彻执行的法规性文件；

（3）有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。
2．本会的文件材料
（1）本会召开理事会、表彰大会的会议文件；
（2）本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；

（3）本会年检、考核、评先材料；
（4）本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料；
（5）本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；

（6）本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；
（7）其他具有保存价值的文件材料。
二、基金会每年所开展的各项工作及活动，按照归档的要求，由主要工作和活动的负责人在工作和活动结束后，及时将文件资料集中整理后交基金会相关部室。
三、基金会工作人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、保存，便于决策者参考利用。
四、归档及借阅
1．归档的文件材料要完整、准确；
2．办好交接手续，填写移交单；
3．借阅档案要办理手续，及时归还。
五、建立基金会专家库、志愿者库等数据库，利用基金会网页及时向公众传递各种活动信息及相关资料。

（二）、证章管理

1. 本基金会法人登记证书（正、副本）、组织机构代码证（正、副本）、社会力量设奖证书、税务登记证书（正本）由秘书长保管，并按规定按时接受登记管理机关的年检。

2. 本基金会公章由理事长指定专人保管。日常工作需加盖本基金会印章时，需履行公章使用登记手续，由秘书长和项目负责人签字。非日常工作范围内的重要事项的处理或重要文件的印发，也须履行上述手续。

3. 本基金会法人登记证书、组织机构代码证、社会力量设奖证书和本基金会印章应妥善保管，不得遗失或损坏，出现遗失、损坏或违规事件将追究个人责任。

4. 本基金会的财务专用章、税务登记证书（副本）、开户许可证由基金会主管会计人员负责，印鉴（人名章）由基金会出纳会计持有并负责保管，财务专用章和印鉴（人名章）不得由同一人员持有、保管，其使用需履行相应财务审批手续。

 

北京精瑞人居发展基金会

2013年8月1日